Reikningar
Reikningshald ber ábyrgð á móttöku og samþykkt reikninga sem berast til Landsvirkjunar.
Fyrirspurnir er varða móttöku reikninga má senda á reikningar@landsvirkjun.is.
Fyrirspurnir er varða greiðslu á reikningum má senda á fjarstyring@landsvirkjun.is.
Rafrænir reikningar
Landsvirkjun tekur aðeins við rafrænum reikningum vegna kaupa á vöru og þjónustu.
Aðilar sem ekki senda reikninga beint úr sölukerfi sínu geta sent rafrænan reikning til okkar í gegnum Skúffuna. Skúffan er gátt sem hentar vel fyrir einyrkja og smærri fyrirtæki til að koma reikningum á rafrænt form. Allar leiðbeiningar og tilvísanir má sjá í innsendingarforminu.
Upplýsingar um rafræna reikninga
Allir reikningar skulu vera á XML formi (sjá nánar hér að neðan) nema um annað sé samið. Reikninga á PDF formi er ekki hægt að afgreiða með sjálfvirkum og rafrænum hætti, m.a. þess vegna er þeim hafnað og óskað eftir þeim á XML formi.
Auk þeirra atriða sem lögbundið er að komi fram á reikningi verður einnig að koma fram:
- Númer pöntunar eða númer samnings
- Verknúmer (ef uppgefið af kaupanda)
- Ef ekkert ofangreint er til staðar, þá þarf að koma fram nafn þess sem pantar og/eða deild
- Reikningur berist eigi síðar en 5. dag næsta mánaðar eftir að viðskipti fóru fram
- Veittur skal a.m.k. 30 daga gjaldfrestur frá útgáfu reiknings
- Eindagi skal vera sá sami og gjalddagi
Reikningar skulu ekki sendir á pappír samhliða rafrænum reikningum
Flestir framleiðendur hugbúnaðar hafa nú þegar byggt nauðsynlega virkni inn í sínar lausnir og veita viðskiptavinum sínum alla þá aðstoð sem þarf til að koma reikningum á rafrænt form.
Útgefendur reikninga þurfa að senda þá gegnum skeytamiðlun til móttakanda. Það er gert með samningi við skeytamiðlun.
Landsvirkjun er með tengingu við Advania og getur tekið við reikningum frá öllum birgjum sem eru hjá aðilum sem tengjast skeytamiðlun þeirra.
Nokkuð er um birgja sem stunda lítil viðskipti við Landsvirkjun og geta ekki réttlætt uppfærslur á kerfum til að senda rafræna reikninga úr sínum kerfum. Einnig er nokkuð um birgja sem eru ekki bókhaldsskyldir og hafa ekki bókhaldskerfi. Slíkir birgjar geta nýtt sér þjónustu banka, bókhaldsstofa eða sent reikninga með rafrænum hætti gegnum veflausnir skeytamiðlara.
Þeir sem ekki eiga kost á því að senda rafræna reikninga úr bókhaldskerfum sínum geta sent slíka reikninga í gegnum Skúffuna.
Þar er hægt að skrá reikninga með einföldum hætti, forskoða þá og villuprófa, vista þá rafrænt og senda síðan ásamt fylgiskjölum sem viðhengi til Landsvirkjunar.
Allir reikningar skulu byggja á XML tækni (nema um annað sé samið) og fylgja tækniforskrift frá Staðlaráði TS-236 fyrir rafrænan reikning og TS-137 fyrir kreditreikning.
Forskriftirnar má nálgast á vef Staðlaráðs.
Meðal þeirra krafna til reikninga sem gerðar eru í tækniforskrift má nefna að í reikningslínum skulu koma fram vörunúmer, lýsing vöru/þjónustu og einingaverð.